Cómo gestionar una herencia

Cómo gestionar una herencia sin usar un gestor

fuente: http://alejandro.valdezate.net

Tras el reciente fallecimiento de mi madre he tenido que aprender muchas cosas sobre cómo gestionar herencias. Desde el principio quise hacer los papeles yo mismo sin contratar los servicios de un notario y gestor.  Es un trabajo arduo y laborioso, pero que sin duda merece la pena y supone un gran ahorro de dinero. Por otro lado, uno aprende a moverse por la administración y se da cuenta la de cosas que se pueden hacer desde casa usando únicamente un certificado digital. Desde luego, yo recomiendo a todo el mundo que lo haga. Y por ello, aquí va esta guía que pretende orientar y resolver dudas.

El motivo principal para hacerlo uno mismo y no recurrir a un gestor es el dineral que algunos cobran y a diferencia de los notarios, no son necesarios. Realmente gestionar una herencia es bastante sencillo si se va en orden y se dispone de tiempo. En principio tenemos 6 meses, que si bien es tiempo suficiente, teniendo en cuenta que los dos primeros meses después del fallecimiento se van sin que uno se entere, es mejor que empecemos a movernos tan pronto nos repongamos mínimamente del golpe de la pérdida. 

INTRODUCCIÓN

En el caso de haber un único heredero todo se va a simplicar enormemente, ya que no es necesario hacer cuaderno particional ni hacer adjudicación de herencia mediante notario, lo cual vale otro pastizal. Como quienes heredamos somos nosotros, y no el notario, ni los bancos, ni el gestor, vamos a intentar gastar lo menos posible para que a nosotros nos quede la mayor cantidad (como es lógico). Más adelante comentaré las peculiaridades de ser heredero único.

Una herencia normal comprende quizá una casa y un par de cuentas bancarias. Por ello vamos a movernos de acuerdo a este supuesto. Para un patrimonio mayor no habría mayor diferencia salvo que habría que meter más referencias y pagar más. Para todo el tiempo que duren los trámites nos convendrá tener al menos nuestro propio certificado digital, y si además tenemos el certificado de la persona que nos ha dejado, mucho mejor.

Vamos al tema. Para empezar a trabajar necesitamos juntar algo de documentación.  Empecemos:

1. Certificado de defunción 
2. Certificado de últimas voluntades.

Ambos se pueden sacar en la calle Pradillo o en el registro civil de la ciudad donde se haya producido la muerte. Si el fallecido tenía un seguro de fallecimiento (el antiguo seguro de muertos) estos documentos nos los gestionará la aseguradora. Si no, se piden en el registro civil. De momento nos vamos a mover con estos 2 documentos para obtener los siguientes.

Con el certificado de defunción se acude a los bancos y se pide una posición de cuentas (un certificado de cuentas) que diga todos los productos que había. Estas cuentas en principio pueden quedar bloqueadas o no, en función del banco. Bloqueadas significa que no se puede sacar dinero pero sí se atenderán los cargos que se les hagan. Este certificado de cuentas tarda entre 2 y 15 días (el banco que más rápido me lo dio tardó 2 días y el más lento, 15). Este certificado generalmente no cuesta nada, aunque algunos bancos como La Caixa o BBVA cobran un porcentaje del total de las cuentas con un mínimo de 80 o 100 euros. Por tanto, en algunas ocasiones no valdrá la pena que lo extiendan, por lo que es recomendable preguntar antes al banco.

Mientras tanto, vamos buscando los recibos del IBI de todas las propiedades que hubiera. Anotamos todas las referencias catastrales en un papel o en un fichero, porque los vamos a usar muchas veces, y conviene tenerlos a mano.

Con el certificado de últimas voluntades, sabremos ante qué notario se hizo el último testamento. Así que nuestra siguiente parada es en el notario que hizo el testamento. Se le pide una copia sellada del testamento. Esto son 10 Euros y se consigue de un día para otro. De aquí conviene anotar y dejar a mano el nombre del notario, y el tomo y ubicación del testamento, pues nos lo van a pedir para el impuesto de sucesiones. Viene en la primera hoja.

Para el registro de certificados de seguros de vida, hay que ir a la Plaza de Jacinto Benavente, y allí extienden el certificado. En principio se puede solicitar online (con certificado digital), pero este trámite no funciona correctamente, y depende a quien se le pregunte de dicho registro dirá que funciona perfectamente o admitirá que la aplicación es una castaña y está más tiempo caída que levantada. Este papel vale 3,54 Euros si lo gestionamos nosotros directamente (tanto online como presencialmente). Si sabemos a ciencia cierta que no hay seguros de vida y se trata de un único heredero, se puede prescindir de él. Este Registro no es exacto y con frecuencia los seguros de vida no están inscritos en dicho registro, por lo que no debe ser algo por lo que regirnos a la hora de saber si hay o no seguros. Si hay dudas, no queda otra que preguntar al Consorcio de Seguros.

Seguimos avanzando y ya podemos empezar a preparar el cuaderno particional. En el caso de haber más de un heredero ya estamos obligados a dejar participar al notario y que haga el cuaderno particional. Dicho cuaderno es básicamente una relación de los bienes que deja el difunto (inmuebles, tierras, cuentas bancarias, fondos de inversión, acciones, coches, joyas, seguros de vida, en defitiva, todo lo que se hereda ...), una lista de los herederos que van a participar de la herencia y un reparto especificando quién se queda qué. Para valorar cada casa podremos recurrir al valor de la última compraventa que tuvo, o mirar la valoración que se le da en el portal del ayuntamiento al que pertence (todos los ayuntamientos disponen de un simulador que da un valor mínimo por el que hay que escriturar, generalmente en función del valor del suelo). No conviene escriturar por menos o estaremos llamando la atención de Hacienda. Puedes usar como valores de referencia el valor de la última compraventa, o si esa casa fue a su vez tambíen heredada, el valor que se le dio en la última herencia.

Cuando hay varios herederos, es normal que surjan discordancias, para eso hay que tirar de testamento y con frecuencia, del notario y del contador. Pero como digo, cuanto más acuerdo haya, más fácil y más barato será.  En el caso de un único heredero, la cosa es muy sencilla, pues se puede hacer una instancia de heredero único (que podemos hacer nosotros mismos con un procesador de textos, en Internet hay muchos modelos y no son difíciles de localizar) y como sólo hay un único heredero sólo tenemos que ponernos de acuerdo con nosotros mismos lo cual no suele ser difícil. Esto es a todos los efectos un documento privado, que podemos dotar de mayor consistencia si acudimos al notario a legitimar la firma (nuestra firma). Si optamos por instancia de Heredero Unico la cosa tiene un coste de 7 euros y el cabreo del notario que ve cómo se le escapa una herencia. No hay mucha gente que opte por esta opción, si bien es la más barata con creces. Muchos gestores prefieren no comentar esta opción, o en presentarla como algo complicado. Ahora ya tenemos un nuevo papel, una instancia de heredero único con firma legitimada.

Lo siguiente que hay que presentar es el pago del impuesto de sucesiones. Para ello hay que elaborar un modelo 650, donde se enumeran todas las cosas que el fallecido tenía, como ya hicimos con el cuaderno particional. Para ello hay que tener a mano los valores catastrales de las casas o su valoración en la última transmisión. Para hacer este documento hay una aplicación que permite elaborar los documentos desde Windows (para Linux aún no lo hay) e incluso hacer el pago. Para entregar los documentos debemos pasar por Martinez Campos o cualquier otra  oficina  donde podamos presentar la liquidación del impuesto de sucesiones (hay una por ciudad). Este pago suele estar bonificado entre el 90% y 99%  de su valor (y tiende a desaparecer del todo, ya que practicamente ya no existe en ningún país de Europa) por lo que se pagará una mínima parte (para el supuesto del que partimos podrían ser unos 400 euros). La vivienda habitual de la persona fallecida cuenta como el 50% de su valor. 

La aplicación para hacer esto de lo que hemos hablado es G@TA y se puede bajar desde el portal del contribuyente de la Comunidad de Madrid. Por cierto, este impuesto se presenta en la ciudad donde residía la persona que fallece y se presenta por todas las cosas que heredamos (inmuebles, coches, cuentas, seguros y cualquier cosa que tenga un valor económico). El G@TA es un programa poco intuitivo, así que os voy a dar algunas pistas para que no os perdáis.

En primer lugar, G@TA sí es capaz de guardar las declaraciones a medio hacer, por lo que no es preciso que lo hagamos de una tacada (es posible que nos lleve varias horas enterarnos de como funciona). De todas formas, si tenéis que empezar varias veces, no os preocupéis.

Lo primero que se hace en G@TA es escribir los datos del fallecido y de los herederos. A continuación se empieza con el grueso de enumerar todas las casas, trasteros, fincas, tierras y cualquier elemento de propiedad horizontal. Luego hay que enumerar las cuentas y los saldos a fecha de fallecimiento. En este momento ya tendremos los certificados de cuentas que nos dieron los bancos así que sólo hay que pasar la información que nos dieron al G@TA. Ojo con las casas que tienen varios propietarios, ya que hay que indicar el porcentaje de titularidad, y sobre todo, el importe que se posee. Es decir, que no hay que indicar el total del valor, sino sólo de la parte que se hereda. Esto es muy importante tenerlo en cuenta porque el programa no lo calcula por lo que podemos acabar pagando por el 100% aunque tengamos un 25%. Con las cuentas corrientes, sólo se pondrán aquellas donde aparezca como titular. Las que salen como autorizadas no nos interesan. Una cuenta en cada línea. Lo de la titularidad, igual que lo dicho antes. Sólo se pone la cantidad correspondiente al porcentaje que se hereda. Los seguros de vida, lo mismo. La cantidad íntegra que va a pagarnos la aseguradora. Por otro lado, también hay que reflejar los gastos de entierro, funeral y cualquier gasto que la muerte haya supuesto, ya que ello restará de la cantidad final a pagar. Después de hacer la enumeración, se generarán desde G@TA los modelos 650, uno por cada heredero. Si el programa dice de generar documentos en algún momento, no hay que tener miedo de autorizarlo, pues los documentos generados carecen de valor si no se pagan, y se pueden generar tantas veces como uno quiera, teniendo cada uno de ellos distinta numeración. Por ello, una vez que ya tenemos claro qué vamos a presentar, conviene borrar los demás para no equivocarse. Este trámite es fácil que nos lleve 4 o 5 tardes y que tengamos que repetirlo varias veces hasta tenerlo todo claro. Una vez realizado, se puede pagar por Internet. Una vez pagado nos generará un nuevo pdf con un código de barras que mostrará el pago realizado y que será el que tengamos que presentar en Martinez Campos, junto con la enumeración de bienes. El primer documento es 1 hoja y el segundo, 11 (pero no tienen que estar todas rellenas necesariamente). El documento que obtenemos para seguir funcionando es el Impuesto de sucesiones pagado (el de 1 hoja) y nos lo pedirán para hacer el cambio de titularidad del IBI o  para pagar la plusvalía en algunos ayuntamientos.

Con el pago del impuesto de sucesiones hecho ya podemos reclamar el dinero a los bancos y a los seguros de vida, así que nos dirigimos a los bancos, uno por uno y les presentamos una fotocopia del impuesto de sucesiones pagado. En unos días nos transferirán el dinero a la cuenta que digamos, o nos lo darán en metálico, lo que prefiramos.

Con este dinero que hemos conseguido, ya podemos pagar las plusvalías, que dependiendo de cada ayuntamiento será más o menos. Para cada casa debemos tener los siguientes datos: 

1. Fecha de construcción. 
2. Fecha de la última transmisión. 
3. Referencia catastral e IBI. 

Con estos datos podemos ir a cada ayuntamiento y pedir que se nos haga una liquidación de plusvalía. Se puede saber cuanto va a costar, ya que cada ayuntamiento tiene su simulador. La casa que fuera vivienda habitual está bonificada mínimo al 50%, 70% e incluso puede que más (dependiendo de los años desde la última transmisión). En el caso de Madrid, de nuevo tenemos una aplicación informática para generar esta documentación, aunque al no poderla presentar con certificado digital nos dará un poco igual. Para presentar esta documentación hay que llamar al 010 y nos darán cita previa en alguno de los centros que hay. Yo fui a Alcalá 45 y he de decir que a mí y a todos los que vi pasar se les trató fenomenal, se les ayudó a rellenar la documentación y se les brindó toda la ayuda que fue necesaria. Vamos, lo que debe ser la administración pública (y generalmente no es). Allí se nos darán una serie de impresos (uno por referencia catastral) para que vayamos al banco a pagar. También nos darán un sobre que irá de vuelta al ayuntamiento desde el banco donde realicemos el pago (o desde Alcalá 45 si lo queremos presentar allí). Dentro de este sobre debe ir:

• Testamento de la persona fallecida.
• Pago del impuesto de sucesiones
• Fotocopia de las escrituras de las casas a heredar (escritura de compra o herencia).

Esta documentación la metemos en el sobre y nos vamos al banco. Pagamos todos los impresos de autoliquidación y una copia de dichos impresos irá también dentro del sobre. El sobre se lo dejamos al banco para que se lo haga llegar al ayuntamiento y nosotros nos llevamos nuestra copia de los impresos.

En el caso de que la casa no esté en Madrid sino en otra comunidad, es tan sencillo como llamar al ayuntamiento en cuestión y preguntar por el departamento de plusvalías. Nos pedirán que les enviemos por correo certificado la misma documentación que ya hemos comentado. Ellos nos remitirán al cabo de unas semanas una carta de pago y listo. Por lo tanto, no es realmente necesario desplazarse a cada ayuntamiento para hacer las gestiones, pues todas absolutamente se pueden hacer usando el teléfono, el certificado electrónico y correo postal. El coste variará muchísimo de un ayuntamiento a otro, siendo Madrid uno de los más caros.

Una vez terminadas las plusvalías hay que ir al catastro. Como ahora mismo ya está unificado para todo el estado español, desde la misma oficina donde acudamos se pueden hacer los trámites de todas las casas, estén o no en la comunidad en la que residamos. En el caso de Madrid hay que ir a Guzmán el Bueno. Este trámite también se puede hacer desde la sede del catastro con certificado digital. El documento a rellenar en esta ocasión es un 901N. Si tenemos varias casas habrá que pedir también un 901N con anexo. En la primera página del 901N se pone la casa principal junto con su referencia catastral y en el anexo, el resto de casas, terrenos o lo que haya. Un 901N por cada comunidad (si tenemos 3 casas en distintas comunidades, son dos 901N diferentes a presentar). Esto no tiene coste.

Por cierto, lo normal es que al liquidar la plusvalía automáticamente quede notificado el catastro (al menos en Madrid) por lo que no es necesario hacer nada más con el catastro. De todas formas, veremos que el catastro ha hecho su trabajo cuando accediendo con nuestro certificado digital a la sede del catastro aparezcan las propiedades ya a nuestro nombre. Si no salen, conviene verificar que siguen a nombre de la otra persona, para garantizar que no se han equivocado y se lo han puesto a otro. 

Cuando terminemos con el catastro, nos toca ir a por el Registro de la Propiedad. En algunos casos al presentar el impuesto de sucesiones directamente la oficina de liquidación se encarga de realizar este trámite, pero hoy  por hoy aún no lo ha hecho, y según me contaron en Alcalá 45 no es corriente que lo hagan, por lo que me toca esperar. En cualquier caso, tanto lo de presentar en el catastro como los cambios del registro de propiedad están exentos de los 6 meses que hablábamos al principio, así que no hay prisa. De hecho, la inscripción en el registro de la propiedad no es obligatorio, aunque sí recomendable, si tenemos pensado vender. Las inscripciones tienen un coste  (no en todos los casos) que dependen de los aranceles, por lo que dicho coste es variable, aunque no suele ser mucho. En el caso de heredero único no hay que pagar nada.

Si lo hacéis todo de corrido, en un mes se puede dejar listo.

Al final de todo esto habréis obtenido los siguientes documentos:

1. Certificado de fallecimiento
2. Certificado de últimas voluntades
3. Copia del Testamento (si lo había) 
4. Certificado de seguros de vida.
5. Impuesto de sucesiones pagado
6. Impuesto de plusvalía pagado.
7. Inscripción catastral
8. Inscripción en el registro de la propiedad.

FINALIZANDO

Y bueno, eso es todo. Cuando lleguéis a este punto ya habréis acabado de tramitar la herencia. Espero que no os hayan surgido muchas dudas y que os hayáis ahorrado bastante dinero, además de que hayáis aprendido mucho.

Desde aquí quiero agradecer a Mayte, subdirectora de mi oficina del Banco Santander, la ayuda prestada, ya que la mayoría de los pasos que enumero aquí me los indicó ella, y a José Antonio Valdezate, que me ha resuelto algunas dudas que me han surgido sobre la marcha. También agradecer al personal de la oficina de Atención al Contribuyente en Alcalá 45 el buen trato brindado al ciudadano.

(este post continúa en parte 2)

---

Apéndice I-Documentos y aplicaciones necesarios para rellenar los documentos

• Modelo 650
• Modelo 901N
• Modelo 901N Anexo
• G@TA (sucesiones 650)
• Liquidación plusvalías Madrid 2011 (cambia cada año)
• Sede Catastro
• Creación de Certificado Digital de la FNMT
• Registro de Certificados de seguros de vida

---

Apéndice II - Simuladores de ejemplo para calcular plusvalías.

• Madrid
• Valladolid (Junta de Castilla y León)
• Alicante
• ... 

Todos los ayuntamientos o comunidades tienen su simulador, si no lo encuentras, llama al 010 o al tfno. del ayuntamiento y pregunta.

---

Apéndice III - Cómo se calcula el importe a pagar de plusvalía

En primer lugar, el valor catastral es la suma del valor del suelo + el valor de la construcción. Generalmente, cuando te pidan el valor catastral de algo, te están pidiendo el valor del suelo únicamente.

La fórmula debería ser algo bastante parecido a esto:

  (VALOR_CATASTRAL * ((AÑOS* INCREMENTO) /100)) * REDUCCION = TOTAL A PAGAR

Vamos a poner un ejemplo práctico. Tenemos una casa en Soria cuyo valor del suelo es 11.854 Euros. La última transmisión se hizo en el 1997 y estamos en el 2012, así que han pasado 15 años. Si miramos en la tabla el coeficiente correspondiente, veremos que es 3.2. Por tanto la fórmula quedaría tal que así:

(11854,86*((15*3.2)/100))*0.3=1.707,10 Euros

Tendríamos que pagar 1.707 Euros de plusvalía.

Cada ayuntamiento tiene sus propias tablas y las reducciones también son propias, pero la fórmula no cambia.

---

Apéndice IV: Enlaces que pueden resultar útiles:

• Entendiendo la herencia (en El Tamiz)
• FAQ Herencias 

---

Y eso es todo.